Важные детали - на что делать акцент
Успех массового мероприятия во многом зависит от правильной организации и четкой расстановки сил при его проведении. Каким бы необычным ни был формат и каким бы оригинальным ни был сценарий праздника, они обречены на провал без должной комплексной подготовки.
Рассмотрим основные этапы подготовки любого массового развлекательного события.
Выбор тематики и формы проведения
Первый этап – основа любого действа. От выбора формата мероприятия зависят возможные и уместные сценарии проведения. А от них, в свою очередь, итоговое содержание программы и антураж. Форма проведения, как правило, приурочена к какому-либо празднику или подбирается под особенности участников – возраст, профессия, пристрастия и т.д.Разработка плана и сценария
Отталкиваясь от тематики вечера разрабатывается подробный план мероприятия. Необходимо расписать все части и этапы проведения события, предусмотреть взаимодействие организаторов, участников и служб обеспечения. От плана и сценария зависит количество гостей и время проведения события.
План подготовки массового мероприятия – важная часть организационной работы. В сценарий включается порядок выступления участников и приглашенных артистов, чередование номеров, интерактив со зрителями, импровизация ведущего и т.п. Мероприятие не должно быть перегружено и затянуто, а ход праздника не должен прерываться, постоянно удерживая внимание зрителей.Техническое обеспечение и инфраструктура
Самый трудоемкий этап в порядке подготовке массового мероприятия. Планирование и разработка сценария на первых двух шагах позволяют точно определиться с требованиями к площадке и техническому обеспечению. Зная сценарий, организаторы понимают состав участников и номеров, количество гостей на площадке и общую продолжительность события.
Обозначив эти отправные точки можно формировать смету на оснащение праздника световым, звуковым, видеопроекционным оборудованием и спецэффектами. Составляется список необходимой аппаратуры, выявляется потребность в работниках сцены, звукорежиссерах и специалистах по свету. Исходя из формата события, организуется питание, трансфер и встреча гостей. Предварительно готовится место проведения – собираются сценические конструкции, монтируется аппаратура, украшается зал, готовятся раздаточные материалы.Репетиция
Как в любом творческом деле, репетиция мероприятия помогает повысить уровень уверенности всех участников события. На этом этапе не только проверяется вся техническая сторона и готовность площадки. Перед выступлением репетируют артисты, делая прогон номеров, отстраивается звук и программируется свет, проигрывается весь ход вечера и «настраивается» слаженность всех участников. Организаторы на этом этапе рассматривают все возможные ситуации, которые могут возникнуть в течение мероприятия.
Детали решают всё. Не забудьте о мелочах
Мы рассмотрели насколько важна фундаментальная подготовка массового мероприятия. Далее перейдем к частному. Рассмотрим, что может повлиять на наш идеальный план подготовки.Раньше гости были увлечены самими мероприятиями, сейчас основное внимание уделяется деталям. В Инстаграме вы найдете целые подборки с фотографиями декора, где видно, как уложена скатерть на столе, какой лентой подвязаны шторы или как украшены комплименты гостям. Все кружится вокруг этих маленьких, но крайне весомых вещей. Все подмечается, на все обращается внимание.
Гости тоже стали требовательнее, что напрямую влияет на качество мероприятия в целом. Каждый посетитель интуитивно чувствует недочеты, как хромает тайминг или не хватает ориентиров на площадке, как его обязаны встретить и сколько раз должен подойти официант, чтобы ему было комфортно. Конечно, благодаря правильной критике каждое мероприятие становится только лучше, появляются новые критерии качества и профессионализма организации.
Благодаря деталям, создаются новые тренды, новые веяния и тенденции. О том, что действительно важно и полезно на мероприятии, мы расскажем далее.
Тайминг
Правильно организованный тайминг. Вы, как гость, всегда должны быть в курсе что происходит и что будет дальше. Вы должны четко понимать, например, что в зале сейчас начинается конференция, а внизу в холе уже можно расслабиться и занять себя на развлекательных зонах. Для этого организатору необходимо составить четкий план не только для себя, но и для гостей.Навигация
Хорошая ориентированность на площадке. К примеру, вы попали на большой бизнес форум, где очень много лекций, конференций, выступают интересные спикеры и вы хотите попасть в определенный зал. А указателей или информационных стендов крайне мало или составлены они не очень удачно. Настроение испорчено и будут сыпаться гневные комментарии о плохой организации. И даже на маленьких мероприятиях важно сориентировать гостей.Стиль
Стиль мероприятия, цветовая гамма и дресс-код гостей. Не бойтесь создавать гостям определенные рамки. Поверьте, если в пригласительных вы укажете желаемый цвет или стиль праздника, это ощутимо повлияет на всю атмосферу события в целом. Ваша смелость снизит головную боль гостей о выборе наряда, будет меньшая вероятность, что кто-то из гостей придет в экстравагантном костюме, станет ярким и не совсем подходящим акцентом.Кейтеринг
Грамотно разработанная подача блюд и подходящее гостям меню. Пункт, на первый взгляд, очевидный. Но часто про него забывают и подбирают блюда на свой вкус. Если вы делаете большое мероприятие и на фуршете будут представлены в большом количестве рыбные и мясные закуски и очень скудный выбор фруктовых и овощных закусок, возможно создать негативную атмосферу. Стоит учитывать, что сейчас пиком моды стало экологичное отношение ко всему, к еде так тем более. Поэтому определенный процент вегетарианских блюд в меню стоит заложить.
Следование порядку организации мероприятия гарантирует успешное его проведение, отсутствие досадных нестандартных ситуаций, положительные отзывы участников и довольных гостей. Также не забывайте, что мероприятие делают детали. В event-сфере это уже стало правилом №1. Обратите внимание на детали и оны сыграют вам на пользу.
